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Ya hemos visto en el blog de BeOT cómo el transporte es uno de los factores determinantes a la hora de garantizar la eficiencia productiva de los procesos logísticos (ver artículo: El transporte: una oportunidad hacia la eficiencia productiva)

¡La gran pregunta es cómo reducir costos mientras se busca mejorar los servicios en el transporte! Para contestar esa pregunta, primero debemos ser muy claros contestando otras, anteriores y sumamente importantes: ¿Qué costo tiene un servicio? ¿Cómo calcular un flete terrestre? El transporte suele ser el elemento individual con mayor ponderación en los costos logísticos de la mayoría de empresas por lo que cobra vital importancia mantener los costos controlados para comenzar a buscar la eficiencia productiva.

Muchas empresas realizan la fórmula típica para el cálculo de la tarifa del servicio:

Tarifa = Costos Fijos + Costos Variables (Distancia)

El primer factor suma el costo total relacionado con los sueldos y salarios, seguros, impuestos, derechos, amortizaciones, depreciación, entre otros. El segundo suma todos aquellos gastos que incurren durante la prestación del servicio de transporte, por ejemplo, combustible, mantenimiento, llantas, gastos de camino, operador, peajes, aceite, entre otros. Sin embargo, este cálculo no tiene en cuenta la totalidad de variables que intervienen ni las condiciones del medio donde operan, por lo que no brinda conocimiento pleno de los costos de operación. El costo de operación varía, por ejemplo, por el tipo y estado que guardan  los caminos; entre más alto es el índice de rugosidad de la carretera, el costo de operación del vehículo se eleva, acentuándose si el camino presenta fuertes pendientes.

Cuando la flota de camiones es heterogénea, los costos de operación del transporte son más variables aún ya que entran en el cálculo el mantenimiento que se le proporciona al vehículo, la forma de conducción de cada operador, el nivel de utilización, las diferentes marcas de vehículos, tipos de motor, edad de las unidades, tamaño de la flota, etcétera.

Una solución a considerar es mantener estadísticas de los gastos de cada camión que permita aplicar una metodología apropiada para calcular sus costos de operación. De esta manera, se crea una referencia con datos que se pueden utilizar para realizar proyecciones, en las cuales se debe considerar factores tales la inflación.

Conocer estos factores es importante ya sea que las empresas tercericen el servicio o gestionen su propio transporte. De tercerizar, deben exigir cotizaciones que contemplen los siguientes aspectos:

Valor de la tarifa por unidad de carga

Tipo de vehículo que se utilizará

Seguro que aplica

Recargos por manejos adicionales y/o stand by

Tiempo de tránsito

Condiciones de seguridad y control de trazabilidad

Condiciones de pago

Documentos exigibles