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Los procesos básicos de recepción en los depósitos están agrupados en tres categorías: planificación, operación y control-gestión. Los primeros están relacionados con las previsiones para poder llevar a cabo la tarea en forma eficiente y productiva: equipamientos, dotaciones, secuencias y métodos operativos. Las operativas surgen de las distintas modalidades y particularidades planteadas específicamente en el proceso. Las de gestión y control posibilitan monitorear la eficiencia y desvíos de los procesos realizados.

Es difícil definir prácticas que permitan optimizar la eficiencia y operatividad de los sectores de recepción ya que la amplia variedad de combinaciones operativas que se pueden llegar a presentar entre los distintos actores involucrados presentan situaciones con ventajas, desventajas y beneficios particulares. Sin embargo, existen algunos puntos generales a tener en cuenta para actuar proactivamente y mejorar los procesos de Recepción: 

Planificación de los envíos. La efectiva planificación –día, hora, contenido- permite prever los recursos y balancear el nivel de actividad de éstos sectores, generando ventajas a distintos participantes de la Cadena -proveedores, transportistas, clientes-, al permitir una operación continua de mayor eficiencia y productividad.

Información anticipada. Contar con información previa a la recepción o despacho de los productos –cantidades, dimensiones, modo y tipo de transporte, etc.- permite planificar los recursos y anticiparse a posibles condicionamientos-restricciones a enfrentar. La comunicación entre actores es fundamental para evitar errores. 

Utilizar recursos acordes con el proceso. En ocasiones, se destinan recursos de alta flexibilidad nada específicos o recursos escasos que no pueden satisfacer las características y problemáticas del proceso. Esta es una de las principales causas de pérdida de productividad en las operaciones dentro de los almacenes por lo que, en cada caso particular, se debe hacer un previo análisis detallado de costos-beneficios para destinar recursos.

Realizar en forma simultánea actividades complementarias. Resulta conveniente que los productos-lotes alcancen los almacenes sin tener que realizar posteriores operaciones improductivas (identificaciones, rotulados y actualizaciones). Dependiendo de la magnitud del envío, es conveniente realizar las mismas durante la recepción, para lo cual es necesaria una adecuada planificación y, si amerita, recursos adicionales como equipos, personal y espacios.

Disponer de áreas amplias, libres e iluminadas. Mantener estos sectores en condiciones operativas óptimas favorece a la eficiencia y velocidad del proceso desarrollado. La congestión y los bajos niveles de iluminación generan problemas e ineficiencias típicas  como cruces, errores y diferencias posteriores de inventario.

Formalizar los procesos y procedimientos. La formalización obliga al detallado análisis previo de las distintas situaciones que se pueden presentar mejorando la resolución de problemas y garantizando mayores probabilidades de éxito en la operación. Esto se potencia con la capacitación del personal y la definición de estándares de operación.

Informatizar y automatizar los procesos. El correcto uso tecnológico favorece los procesos operativos y administrativos integrando toda la red logística.

FUENTE: Ing. G. J. Demaría – El depósito y la Cadena Logística